全商連だより Magazine
記事紹介
ETCカード事業 請求書の全電子化について
（郵送請求書の有料化について）ETCカード事業のご請求につきまして、2024年1月ご利用分（2月ご請求分）よりすべての組合員さまに対して、郵送による請求書から「請求書WEBサービス」による電子データでのご案内に変更させていただきます。
「請求書WEBサービス」にご登録がない場合、または登録済でも請求確認方法の設定が「郵送も希望」になっている場合、2024年1月ご利用分請求書（2月発行分）より、郵送による請求書が有料（1通あたり330円（税込））になります。
組合員さまには大変お手数をおかけしますが、何卒、施策にご理解いただき「請求書WEBサービス」へのご登録をお願いいたします。
初めて請求書WEBサービスをご利用の方
下記リンク先に掲載の登録手順をご確認いただき、請求確認方法を「WEBのみ」に設定の上、ご登録とご利用をお願い致します。
すでに請求書WEBサービスをご利用の方
登録済みの方もご確認をお願いします請求確認方法の設定が「郵送も希望」になっている場合は「WEBのみ」に変更をお願いします。
「郵送も希望」の場合も2024年1月ご利用分請求書（2月発行分）より有料になります。
「データをパソコンに保存しておけばいいの？」
電子帳簿保存法 改正の要点を確認電子取引データの保存が義務化
2024年1月1日から、電子取引は必ずデータのままパソコンまたはクラウドサービスに保存することが義務化され、受け取ったデータを紙に印刷して保存することは認められなくなります。
電子取引のデータとは、メールで受け取った請求書やWEBサイトからダウンロードした利用明細などで、PDFやExcelファイル、画像などがあります。
組合員様がご利用いただける「請求書WEBサービス」でダウンロードした請求書もこれにあたります。
保存したデータは各税法で定められた保存期間が満了するまで（法人で基本7年、個人事業主では原則5年）保存する必要があります。データの検索機能を確保
保存したデータを検索できる状態にする必要があり、以下のいずれかの方法が提示されています。
- 専用ソフトなどの機能を利用する。
- ファイル名に規則性をもって「年月日・取引先・取引金額」（例：20240101_全国商工事業協同組合連合会_100000）を入力し、パソコン内で検索できるように保存する。
- Excelで索引簿を作成してデータの検索と確認ができるようにする。
データの真実性を担保する
データの改ざんや削除が行われていない事を証明する必要があり、以下のいずれかの方法が提示されています。
- タイムスタンプを付与したデータを保存する。
- データの訂正や削除が記録される、または禁止されているシステムでデータを保存する。
- 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する。
タイムスタンプってなに？
どうやって付けるの？タイムスタンプとは、
①申請したデータがその時刻に存在していたこと
②その時刻以降に改ざんされていないこと
を証明する情報で電子データに付与されるものです。TSA（時刻認証業務認定事業者）という総務省によって認定された事業者と契約し、対象の電子データを送付申請することで発行と付与を行い、後に検証することができます。
発行には費用が発生し、月額制や従量課金制など事業者によって異なります。自社で導入するにはTSAとの利用契約を結び、定められた方法で接続するなど利用のハードルが高いため、タイムスタンプの機能を持つソフトウェアやWEBサービスを導入して利用することが一般的です。
もし保存していたデータが消えてしまったら？
データで保存する場合は紙での保存に比べ、パソコンの不具合や障害などのやむを得ない事情でデータが消失する場面が多くあります。データ消失のすべてに対して義務違反を問われることはありませんが、出来る限りの復元を求められる場合もあり、バックアップの運用も検討する必要があります。
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