プライバシーポリシーPolicy

1. 法令等の遵守

2. 個人情報の取得および利用目的

• 取得する個人情報
  • 氏名、連絡先（メールアドレス、電話番号、住所等）
  • 会社名、部署名、役職
  • 事業・サービス利用履歴および契約情報、アクセスログなどサービス提供に必要な情報
  • お支払いに関する情報（銀行口座情報、クレジットカード情報、支払結果、担保情報、債権・債務情報等）
  • その他、お問い合わせ対応やマーケティング活動に必要な情報
• 利用目的
  • お客様に関する個人情報
    • お客様との業務上の連絡、契約の履行および履行請求のため
    • 取扱製品およびサービスに関する情報提供、販売活動、ならびにサービス窓口のご案内のため
    • セミナーや展示会などのイベント案内および申込受付対応のため
    • バージョンアップ、リビジョンアップ、保守・サポートのご提供のため
    • サービス向上を目的とした統計データの調査および分析のため
    • 金銭決済に関する手続きのため（金融機関等への必要な提供を含む）
    • 与信管理および債権回収、債権保全のため
  • お取引先に関する個人情報
    • 契約交渉、履行、請求処理および連絡のため
    • お問い合わせまたはご依頼への対応のため
  • 従業員に関する個人情報
    • 給与、社会保険、福利厚生などの各種手続きのため
    • 人事・労務管理および労働関連法令に基づく義務履行のため
  • 採用応募者に関する個人情報
    • 採用選考および入社手続きのため
    • お問い合わせまたはご依頼への対応のため
  • 受託業務により提供を受けた個人情報
    • 受託業務により取得した個人情報については、契約に基づく目的の範囲内でのみ利用します。
  • その他
    • 法令遵守、緊急時対応、安全確保およびリスク管理のため
    • 当組合が提供する各種サービスにおいて別途定める目的のため
  目的外利用を行う場合は、事前に本人の同意を得るものとします。

3. Cookieおよびトラッキング技術の利用

4. 個人情報の共同利用

• 共同利用する情報の項目
  • 氏名、住所、電話番号、メールアドレス等の基本情報
  • 勤務先名、部署名、役職等の業務関連情報
  • 契約内容、取引履歴、サービス利用履歴等の契約・利用情報
  • 請求先情報、支払い情報、担保情報等の決済情報
  • 問い合わせ内容、サポート履歴等の応対記録
  • IPアドレス、アクセスログ等の技術情報
  • その他、取得時に同意いただいた目的に必要な範囲の情報
• 共同利用する者の範囲
  • 全国商工事業協同組合連合会
  • 全国商工事業協同組合連合会加盟正会員
    ※加盟正会員の詳細な一覧については、こちらをご覧ください。または、当組合事務局までお問い合わせください。
• 利用目的
  • お客様に関する個人情報
    • お客様との業務上の連絡、契約の履行および履行請求のため
    • 取扱製品およびサービスに関する情報提供、販売活動、ならびにサービス窓口のご案内のため
    • セミナーや展示会などのイベント案内および申込受付対応のため
    • バージョンアップ、リビジョンアップ、保守・サポートのご提供のため
    • サービス向上を目的とした統計データの調査および分析のため
    • 金銭決済に関する手続きのため（金融機関等への必要な提供を含む）
    • 与信管理および債権回収、債権保全のため
  • お取引先に関する個人情報
    • 契約交渉、履行、請求処理および連絡のため
    • お問い合わせまたはご依頼への対応のため
  • 従業員に関する個人情報
    • 給与、社会保険、福利厚生などの各種手続きのため
    • 人事・労務管理および労働関連法令に基づく義務履行のため
  • 採用応募者に関する個人情報
    • 採用選考および入社手続きのため
    • お問い合わせまたはご依頼への対応のため
  • 受託業務により提供を受けた個人情報
    • 受託業務により取得した個人情報については、契約に基づく目的の範囲内でのみ利用します。
  • その他
    • 法令遵守、緊急時対応、安全確保およびリスク管理のため
    • 当組合が提供する各種サービスにおいて別途定める目的のため
• 共同利用の管理責任者： 協同組合エフ・ケイビジネス
  ※なお、共同利用者における個人情報の取扱いについては、各共同利用者がそれぞれの責任に基づき、法令および本ポリシーに則った管理を実施します。共同利用に基づく個人情報の取扱いについてのご質問は、当組合が窓口として対応します。

5. 個人データの安全管理措置

• 組織的安全管理措置
  個人情報保護方針を整備し、取り扱いに関する具体的な手順を文書化しています。また、管理責任者を明確化し、適切な運用を定期的に確認しています。
• 人的安全管理措置
  個人データを取り扱う全従業員に対し、定期的に教育を実施しています。また、従業員とは秘密保持契約を締結し、退職後もデータの不適切な利用を防止しています。
• 物理的安全管理措置
  個人データを保管する書類や電子機器は、施錠可能なキャビネットやサーバールーム内に保管しています。
• 技術的安全管理措置
  ネットワークにはファイアウォールを設置し、不正アクセスやサイバー攻撃を防止しています。個人データを保存するデバイスや通信には暗号化技術を採用し、外部にデータが漏洩しないよう対策を強化しています。さらに、システムへのアクセス権限は業務に必要な範囲に限定し、定期的にログを確認することで不正利用を監視しています。

6. 個人情報漏洩時の対応

7. 個人情報の第三者提供および委託先の監督

• 第三者提供について
  当組合は、取得した個人情報を以下の場合を除き、第三者に提供することはありません。
  • 本人の同意がある場合
  • 統計的なデータなど、本人を識別することができない状態で開示・提供する場合
  • 法令に基づき開示・提供を求められた場合
  • 人命、身体または財産の保護のために必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難な場合
  • 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難な場合
  • 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに協力する必要がある場合で、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  これらの場合を除き、当組合は本人の同意なしに個人情報を第三者へ提供することはありません。
• 委託先の監督について
  当組合は、業務遂行に伴い個人データの取り扱いを委託する場合、以下の管理を徹底します。
  • 委託先の選定
    個人情報保護に関する法令やガイドラインを遵守する適切な管理体制を有する委託先を選定します。
  • 契約の締結
    委託先との間で、個人情報の取扱いに関する契約を締結し、適正な管理を求めます。
  • 監督の実施
    委託先における個人情報の取り扱い状況について、定期的に確認や監査を実施し、必要に応じて是正措置を講じます。

8. 保有個人データの開示、訂正等

本人から保有個人データの開示、訂正、利用停止等の請求があった場合は、個人情報保護法に基づき、適切かつ迅速に対応します。

9. 苦情および相談への対応

当組合は、個人情報の取扱いに関する苦情および相談に迅速かつ誠実に対応します。本人または代理人からの苦情および相談について「10.お問い合わせ窓口」までお電話にてご連絡ください。

10. お問い合わせ窓口

本ポリシーに関するお問い合わせや、個人情報の取扱いに関するご相談は、以下の窓口までご連絡ください。
窓口名称：協同組合エフ・ケイビジネス
電話番号：048-241-4310
受付時間：平日 9:00～17:00

11. 個人情報保護管理体制および仕組みの継続的改善

当組合は、個人情報保護管理体制を定期的に見直し、その継続的改善に努めます。これにより、法令遵守および安全管理措置の向上を図ります。

12. プライバシーポリシーの変更

当組合は、必要に応じて本ポリシーを改定する場合があります。改定内容は、当組合ウェブサイト上に掲載することで通知します。

制定日：2019年1月4日
改定日：2024年12月6日
　　　　全体を改訂し、個人情報の共同利用を追加。

協同組合エフ・ケイビジネス
代表理事　　西中　信生